Las inscripciones, la corrida del evento, los contratos y pólizas de los suplidores, los turnos de voluntarios, los compromisos de patrocinio, el plano de mesas y el presupuesto dejan de ser doce archivos y una pared llena de impresos. Viven en un solo espacio que el productor abre en la laptop y el encargado de piso abre en el celular el día del montaje.
Organizadores de congresos y cumbres, grupos comunitarios y asociaciones con actividades recurrentes, equipos de organizaciones sin fines de lucro que producen cenas benéficas, centros de capacitación y talleres, y equipos de operación de festivales y salones.
El montaje es el jueves. La corrida del evento va por la versión nueve, las pólizas de los suplidores están en tres cadenas de correo distintas, la hoja de turnos está pegada en la pared con nombres tachados a lapicero, y el catering quiere el número final al mediodía mientras las inscripciones siguen abiertas. Alguien pregunta quién recibe al equipo de sonido a las seis de la mañana y el salón se queda callado. Todavía no ha fallado nada. Lo que pasa es que el evento entero vive en la cabeza de seis personas, y solo una va a estar parada en la puerta de carga.
Cada evento es un proyecto. Carga sus propios formularios de inscripción, sus registros de asistentes y patrocinadores, su corrida, su tablero de producción, su lista de voluntarios, los documentos de los suplidores y su presupuesto. Abres el evento y ves el evento, incluida la edición del año pasado, que es lo primero que uno quiere de verdad cuando empieza a planificar.
En el sitio, la herramienta es el celular. El encargado de piso abre el día, ve su área y su gente, marca la secuencia de montaje, sube la foto del salón que quedó mal armado y manda un audio en vez de escribir mientras carga una caja. Atty lo registra en el evento correcto y les manda el recordatorio de turno a los voluntarios que todavía no han confirmado.
El cierre deja de quedarse a medias. Como las inscripciones, la acreditación, los compromisos de patrocinio, los costos de suplidores y los incidentes del día quedaron registrados en el evento, los agradecimientos a los asistentes, el resumen para el patrocinador, la conciliación con los suplidores y las notas de la evaluación ya están armados. Atty los redacta en esos dos días después del evento en que al equipo normalmente no le queda nada.
La corrida, la hoja de turnos, la lista de suplidores y las asignaciones por área son un solo registro vivo y no un documento que se envió por correo. Cuando el programa se corre veinte minutos, se corre una vez y todo el que está en el sitio lo ve, así el día deja de funcionar con mensajes de boca en boca y copias impresas que se vencieron el martes.
Inscripciones, registros de asistentes, ruta de patrocinadores, contratos, tableros de tareas y chat del equipo vienen incluidos y conectados, así dejas de alquilar un conjunto distinto para cada evento y de pagarle a alguien por mover datos entre ellos. Además el presupuesto queda al lado de las facturas reales, así que el número que cotizas el año que viene sale de lo que de verdad costó el anterior.
Los pasos del montaje, el armado de salones, la entrega de los expositores y las posiciones de los voluntarios llevan nombre y hora, y lo completado se ve en vez de suponerse. Cuando un patrocinador pregunta si su banner se colocó, la respuesta es la foto del encargado que lo colocó, no una llamada a tres personas.
Los eventos se repiten, pero casi todos los equipos los arman desde cero porque del anterior solo quedó la memoria y una carpeta. Cuando cada evento carga su estructura y Atty redacta las confirmaciones, los recordatorios y los resúmenes, el mismo equipo pequeño puede sostener más fechas en el calendario y aceptar las que antes tenía que rechazar.
Todas vienen incluidas y ya están conectadas entre sí. Aquí no hay ninguna integración que tengas que comprar ni configurar.
Publica un formulario de inscripción o confirmación y comparte el enlace por redes, correo o un código QR en un afiche. Lo que llega entra como registros que puedes asignar, segmentar y darle seguimiento, no como una exportación que ya está vieja en la tarde.
Cada empresa y cada persona guarda un registro con lo que comprometió, lo que pagó, a qué eventos vino y todos los mensajes cruzados, para que la propuesta de patrocinio del año que viene salga del historial y no de un correo en blanco.
El programa vive como bloques de tiempo reales con responsable, desde la ventana de carga de las seis de la mañana hasta la última cuadrilla de desmontaje, así la corrida es una línea de tiempo compartida y no un documento que hay que volver a enviar.
Permisos, armado de salones, requerimientos de sonido, señalización, fechas de imprenta y la lista del día son tarjetas con responsable y fecha. Mover la tarjeta es la actualización, y por eso la reunión de producción del miércoles es corta.
Voluntarios, personal y encargados de área cargan roles, así el voluntario de la mesa de acreditación ve su turno y sus instrucciones sin ver los contratos de patrocinio ni la lista de donantes.
El contrato del salón, la orden de catering, las pólizas de los suplidores, los permisos y los requerimientos técnicos viven en el evento, así el papel que te piden en la entrada está a una búsqueda de distancia y no a una cadena de correos.
Lleva el presupuesto de cada evento contra las facturas reales de los suplidores, para que un evento que se está pasando aparezca cuando todavía puedes recortar algo, y para que el plan del año que viene arranque de una cifra verdadera.
Atty trabaja por WhatsApp, así el encargado de piso manda un audio o una foto desde el salón y queda registrado en el evento correcto, y cualquiera puede preguntar qué sigue en la corrida sin tener que buscar al productor.
Cada evento es su propio proyecto, así que solo carga la estructura que tú le pongas. Una reunión mensual quizá use un formulario, una entrada de calendario y un tablero corto. Un congreso de tres días usa charlas, registros de expositores, ruta de patrocinios, turnos de voluntarios y un tablero de producción completo. Las piezas son las mismas; cuántas enciendes lo decide el evento.
Sí. El formulario es público y se comparte desde donde quieras, y lo que llega se convierte en registros que puedes segmentar, asignar y seguir. Para una actividad gratis eso suele ser una lista de confirmados y un recordatorio. Para un evento pagado o una gala, el registro además carga el compromiso de patrocinio, de mesa o de boleta y todo el historial detrás.
El celular. Los encargados de área y los voluntarios ven su zona, su turno y su lista, y van marcando, subiendo fotos y mandando audios. Y para el que no va a abrir una app nueva el día del evento, Atty por WhatsApp recibe ese mismo audio o esa foto y la registra en el evento.
Sí, y para eso sirve que el evento se quede como proyecto. La corrida del año pasado, la lista de suplidores, el presupuesto, la lista de voluntarios, los documentos y las notas de la evaluación siguen ahí. Arrancas desde lo que pasó y no desde un plan en blanco, y Atty puede redactar la primera versión de la nueva línea de tiempo y de la lista de tareas a partir de tu descripción.
Sí. Puedes compartir públicamente una vista o un documento con un enlace, y sumar a un suplidor, un expositor o un contacto del salón como colaborador externo con acceso solo a su parte, así el catering ve los números y la hora sin ver tu presupuesto ni tu lista de donantes.
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