Fichas de clientes
Conectado al mismo proyecto, personas, permisos y contexto de IA.
Engagement
Un CRM sencillo para tu pequeño negocio
Guarda una ficha por cada cliente, vinculada a las tareas, casos, citas y presupuestos que manejas para esa persona.
Organización y Productividad Unificadas
Todo vinculado al cliente
Conectado al mismo proyecto, personas, permisos y contexto de IA.
Correos desde la ficha del cliente
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Las reservas crean clientes
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Pídele a Atty que encuentre a un cliente, o que redacte una ficha nueva o un cambio a partir de una descripción. Nada se guarda hasta que lo apruebes.
Conectado al mismo proyecto, personas, permisos y contexto de IA.
Guía práctica
El software de gestión de contactos guarda un registro por cada persona o empresa con la que trabajas, junto con sus datos y el trabajo vinculado a ella. Gestión de Clientes de Attain OS trabaja así para equipos pequeños: una ficha muestra las tareas, notas, casos, citas y presupuestos conectados con esa persona. Es una herramienta para llevar registros, así que primero revisa si necesitas fichas con trabajo vinculado, en lugar de un embudo de ventas.
Mapa de trabajo
De un contacto nuevo al trabajo vinculado
| Trabajo | App | Qué hace aquí |
|---|---|---|
| Crear una ficha por cliente | Gestión de Clientes | Agrega nombre, correo, teléfonos y dirección, y elige el medio de contacto preferido y el idioma, español o inglés. Las etiquetas agrupan clientes y los campos personalizados guardan los datos que tu equipo necesita. Una ficha por cliente mantiene el historial en un solo lugar. |
| Vincular el trabajo al cliente | Tareas | Vincula una tarea, nota, caso, ruta, documento o lista de compras al cliente al que corresponde. Su página reúne ese trabajo junto con sus citas y presupuestos. Vincula el elemento al crearlo, para que nadie tenga que buscarlo después. |
| Enviar un correo desde la ficha | Gestión de Clientes | Envía un correo puntual desde la página del cliente, o un resumen de presupuesto ya armado. Cada correo queda registrado en Comunicaciones, así que un colega que abra la ficha después puede ver qué se envió. Para boletines y campañas a muchas personas, usa Correos. |
| Registrar las reservas en la ficha | Citas | Cuando alguien reserva desde una página de citas, Attain OS busca una coincidencia por correo y luego por teléfono. Si no encuentra ninguna, crea una ficha nueva. Revisa las fichas nuevas después de una semana ocupada, para que un correo mal escrito no deje un duplicado. |
| Seguir los costos de un proyecto | Presupuestos | Vincula un presupuesto de proyecto al cliente para que sus costos aparezcan en su página. Los presupuestos registran costos en dólares estadounidenses, así que funcionan como control de costos y no como cotización de venta. |
En la práctica
Una semana cuidando registros completos
Lunes · agregar a un contratista
Un contratista nuevo empezó la semana pasada y necesita una ficha. Escribe su nombre, teléfono, correo y la dirección de la obra, y elige el medio de contacto que prefiere. Agrega la etiqueta contratistas para filtrar la lista cuando necesites una selección corta.
Gestión de ClientesMartes · vincular la primera visita
Crea la tarea de la primera visita del contratista y vincúlala a su ficha. Escribe las instrucciones de acceso en una nota y vincúlala también. Ambas aparecen en la página del cliente, así quien llame después ve el historial sin preguntar.
TareasMiércoles · llega una reserva
Un cliente reserva una visita desde la página de citas. Attain OS busca una coincidencia por correo y luego por teléfono, o crea una ficha si no encuentra ninguna. Abre la ficha y confirma el nombre y los datos de contacto antes de la visita.
CitasJueves · dar seguimiento tras la visita
Después de la visita, envía un correo puntual desde la página del cliente con los próximos pasos acordados. El correo queda en Comunicaciones, así que pasa a formar parte del registro. Mantén el seguimiento corto y específico del trabajo, no un agradecimiento genérico.
Gestión de ClientesViernes · ordenar la lista
Busca nombres mal escritos y teléfonos repetidos, y corrígelos en la ficha. Revisa que cada cliente activo tenga al menos una tarea, nota o cita vinculada, y que las etiquetas sigan coincidiendo con los grupos que usa tu equipo.
Para empezar
Formularios y propuestas que alimentan una ficha
Encuesta de satisfacción del cliente
Separa la calidad del servicio de la comunicación antes de decidir qué comentario merece una nota en la ficha.
Formulario de contacto general (en inglés)
Decide qué datos necesitas para responder y cuándo una consulta merece una ficha de cliente.
Formulario de queja del cliente (en inglés)
Captura la queja con las palabras del cliente, la fecha y el resultado que pide, antes de decidir qué sigue.
Propuesta de consultoría (en inglés)
Describe el problema, lo que incluye y excluye el trabajo, y el costo, para que el alcance sea específico.
Errores que evitar
Tres formas en que una ficha deja de ayudar
Esperar un embudo de ventas
La ficha del cliente no tiene negocios, etapas ni pronósticos. Si necesitas ver qué prospectos están por cerrar, usa una herramienta de ventas hecha para embudos, y deja Gestión de Clientes para las personas y el trabajo que ya están vinculados.
Crear una segunda ficha para la misma persona
Busca por nombre antes de agregar a alguien, porque una segunda ficha divide sus tareas, notas y presupuestos en dos lugares. Las páginas de reservas buscan coincidencias por correo y teléfono, así que revisa esas coincidencias cuando aparezca una ficha nueva.
Guardar el contacto solo en el teléfono
Una llamada que nunca llega al registro deja al siguiente colega sin contexto. Agrega una nota breve vinculada al cliente después de cada llamada, y envía los seguimientos importantes por correo desde la página del cliente para que aparezcan en Comunicaciones.
Lista de trabajo
Antes de dar por lista una ficha
Cada cliente nuevo
- Busca por nombre primero para evitar un duplicado.
- Agrega al menos un teléfono o un correo, y el medio de contacto preferido.
- Elige el idioma que prefiere el cliente, español o inglés.
Cada semana
- Revisa las fichas nuevas creadas por reservas.
- Confirma que cada cliente activo tenga una tarea, nota o cita vinculada.
- Compara las etiquetas con los grupos que usa tu equipo.
Qué significa este acuerdo
Lo que te da Gestión de Clientes
- Cada cliente tiene una ficha con nombre, correo, teléfonos, dirección, etiquetas, campos personalizados y medio de contacto preferido.
- La ficha puede indicar si el cliente usa WhatsApp o Telegram, y si su idioma preferido es español o inglés.
- Tareas, notas, casos, rutas, documentos y listas de compras vinculados a un cliente aparecen en su página, junto con sus citas y presupuestos.
- Un correo puntual enviado desde la página del cliente queda registrado en Comunicaciones.
- Las reservas buscan una coincidencia por correo y luego por teléfono, o crean una ficha nueva. No hay negocios, etapas ni pronósticos.
Atty puede buscar a un cliente, y redacta fichas nuevas o cambios para que los apruebes.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la forma más sencilla de mantener ordenados los contactos de clientes?
Lleva un registro por persona o empresa con nombre, teléfono, correo, dirección y medio de contacto preferido, y vincula las tareas y notas que le corresponden. Busca por nombre antes de agregar a alguien para no duplicarlo. Usa los campos que tu equipo realmente necesita, no todos los que ofrece una plantilla.
¿Una base de datos de clientes es lo mismo que un CRM?
No del todo. Una base de datos guarda registros, mientras que muchos CRM agregan negocios, etapas de venta y reportes de ventas. Gestión de Clientes guarda los registros y el trabajo vinculado, sin negocios, etapas ni pronósticos. Si necesitas un embudo, elige una herramienta hecha para ese trabajo.
¿Un cliente puede reservar una visita y entrar a mis registros automáticamente?
Sí. Cuando alguien reserva desde una página de citas, Attain OS lo relaciona con una ficha por correo y luego por teléfono, o crea una ficha nueva. Revisa las fichas nuevas después de las reservas, porque un correo mal escrito puede crear un segundo registro.
¿Puedo enviar un correo a un cliente desde su ficha?
Sí. Envía un correo puntual desde la página del cliente, o un resumen de presupuesto ya armado, y queda registrado en Comunicaciones. Para boletines y campañas a muchas personas, usa Correos, porque esta página es para mensajes individuales.
Más referencias para este trabajo
Formulario de captación de clientes potenciales
Planifica las preguntas y la revisión para formulario de captación de clientes potenciales.
Formulario de solicitud de demostración
Planifica las preguntas y la revisión para formulario de solicitud de demostración.
Formulario de solicitud de cotización
Planifica las preguntas y la revisión para formulario de solicitud de cotización.
Encuesta de satisfacción del cliente
Planifica las preguntas y la revisión para encuesta de satisfacción del cliente.
