Las solicitudes de los munícipes, los permisos, las quejas, las órdenes de trabajo, los traspasos entre departamentos y los avisos al público dejan de vivir en un libro de ventanilla, un buzón compartido y tres hojas de cálculo. Viven en un solo sistema donde cada solicitud tiene dueño, un estado que se le puede decir al ciudadano y un expediente que sobrevive a un cambio de personal.
Ayuntamientos, instituciones, departamentos de obras públicas y aseo, equipos de atención al munícipe y programas comunitarios que reciben solicitudes del público y tienen que entregar un servicio y una respuesta por cada una.
El libro de ventanilla tiene once entradas de esta mañana, cuatro por el mismo registro colapsado. Una señora está en el teléfono por una luminaria que reportó hace tres semanas, y la única persona que sabría está de licencia. Obras Públicas tiene una brigada en la calle, pero la oficina no verá lo que hicieron hasta que el supervisor regrese con una hoja de papel. Dos departamentos están esperando cada uno que el otro actúe sobre un traspaso que se hizo de palabra. Nadie en el edificio está haciendo nada mal. Sencillamente no hay un lugar común donde una solicitud viva desde que entra hasta que se cierra.
La entrada deja de depender de por cuál puerta llegó la persona. Un formulario público, una llamada anotada en ventanilla, un mensaje y un reporte presencial se convierten en el mismo tipo de caso, con su ubicación, su categoría, el contacto del ciudadano y su fecha. Los cuatro reportes por un mismo registro colapsado se ven como un solo asunto y no como cuatro.
La asignación se vuelve visible en vez de verbal. El caso se asigna a un departamento y a una persona, con fecha y un estado que cualquiera en el flujo puede ver. Cuando Obras Públicas lo toma, la brigada trabaja desde el celular: ve las paradas del día, marca el trabajo hecho y adjunta la foto que lo prueba, así la oficina tiene el resultado el mismo día y no al final de la semana.
Cerrar el ciclo es lo que cambia cómo se siente la institución. Atty redacta la respuesta al ciudadano, el aviso a la comunidad y el resumen para el director con lo que quedó registrado en el caso. Una persona revisa y aprueba. El ciudadano recibe respuesta, y el expediente de qué se pidió, quién lo atendió y qué se hizo queda íntegro después de que la gente involucrada se mueva de puesto.
Como la solicitud, la asignación, el resultado del campo y la correspondencia están en un mismo caso, responderle a un ciudadano es una consulta y no tres llamadas. Atty redacta la respuesta y el resumen del departamento con lo que el caso ya contiene, así el informe de la semana es revisar y no reconstruir.
Los formularios de entrada, la gestión de casos, los tableros, las rutas de brigada, los documentos, la comunicación al público y los reportes vienen incluidos y ya conectados. Los departamentos dejan de comprar y sostener herramientas sueltas, y el personal deja de gastar horas pagadas moviendo la misma información a mano entre ellas.
Nada se queda en una pila sin dueño. Un director ve qué está abierto, qué está envejeciendo y qué se traspasó y nadie recogió. Cuando un regidor o un ciudadano pregunta qué pasó con un asunto, la respuesta es un registro con fechas y no un recuerdo.
El volumen de solicitudes sube más rápido que el personal. Cuando la entrada está estructurada, los duplicados se juntan en un solo caso, la asignación es automática y las respuestas de rutina llegan redactadas para aprobar, la misma oficina atiende más solicitudes por semana y usa a su gente en las que requieren criterio.
Todas vienen incluidas y ya están conectadas entre sí. Aquí no hay ninguna integración que tengas que comprar ni configurar.
Publica formularios para reportes de servicio, permisos, quejas y solicitudes de programas. Comparte el enlace en tu página, en los avisos impresos y con un código QR en la ventanilla, para que el reporte llegue completo con ubicación, categoría y contacto.
Cada solicitud es un caso con el historial del ciudadano, la correspondencia, las notas internas y la resolución en un solo hilo, así una llamada de seguimiento no empieza de cero y un caso reabierto no es un expediente nuevo.
Los registros de contacto guardan la dirección, las solicitudes anteriores, los permisos y cada mensaje intercambiado, así la oficina conoce la historia de una junta de vecinos o de un comercio antes de que empiece la conversación.
Los casos se mueven por columnas y carriles según departamento y etapa, cada uno con responsable y fecha. Un traspaso entre oficinas es una tarjeta que cambia de carril, no una entrega de palabra que nadie puede rastrear.
Arma las paradas del día de una brigada de obras públicas, una ruta de aseo o un inspector, ordenadas por dirección. El campo abre la ruta desde el celular, marca cada parada y adjunta la foto del resultado.
Solicitudes, permisos, correspondencia, contratos e informes quedan pegados al caso y al ciudadano al que pertenecen, con búsqueda años después, en vez de en una gaveta o en la laptop de quien lo atendió.
Atty redacta avisos de servicio, cambios de horario y actualizaciones a la comunidad con lo que de verdad está pasando en el sistema, en el idioma que leen tus ciudadanos, y una persona aprueba antes de que se publique.
Atty trabaja por WhatsApp, así un ciudadano reporta un asunto con una foto y una ubicación y recibe su confirmación y su estatus, sin descargar nada ni ir a la oficina.
No. Basta un formulario público o un mensaje, y la confirmación y el estatus vuelven al contacto que dejó. Las cuentas son para el personal, para que la barrera de reportar un asunto se mantenga lo más baja posible.
No. Cada departamento puede ser su propio proyecto, con sus formularios de entrada, sus categorías, sus etapas de tablero y sus reglas de acceso. Lo que sí es común es poder pasar un caso a otro departamento con responsable y fecha, para que el traspaso deje de ser verbal.
Lo que ve el campo es el celular. La brigada ve las paradas del día, marca el trabajo hecho y adjunta una foto, y eso queda en el caso al momento. Nada depende de que una hoja de papel llegue a la oficina días después.
Se queda con el caso, con la dirección y con el ciudadano, no en un buzón personal. Alguien nuevo abre una solicitud de hace dos años y ve qué se pidió, a quién se asignó, qué hizo la brigada y qué se le respondió al ciudadano.
Sí. El acceso se define por persona y por proyecto, así cada departamento ve sus casos y lo compartido se comparte a propósito. Tú decides qué se publica al público, qué se queda interno y quién puede abrir cuáles expedientes.
Despacho, órdenes en el celular y prueba de que el trabajo se hizo.
Obras, cuadrillas, pendientes y costos — manejados desde el celular.
Hitos, dependencias y un reporte de estado que se arma solo.
Inscripción, programa, suplidores y presupuesto — funciona en el sitio.
Para Quién Es Attain OS — Un Solo Sistema para el Equipo que Tú Diriges
